Category

2023

Evalutiecriteria: criteria bij de visitaties

By | 2023, Geen categorie

Beoordelingselementen bij visitatie en beoordeling zijn hetzelfde, maar er zijn verschillende criteria uitgewerkt voor beoordeling en visitatie. Bij visitatie focussen de criteria meer op de huidige werking, bij beoordeling meer op de plannen. Onderstaande criteria zijn niet in het decreet vastgelegd, maar verschijnen later in het uitvoeringsbesluit.

1. De bijdrage van de missie en de visie van de sociaal-culturele organisatie aan het doel van het decreet Werkingsgegevens en resultaten tonen de effectieve bijdrage van de organisatie aan de emancipatie van mensen en groepen, en aan de versterking van een democratische, duurzame, inclusieve en solidaire samenleving aan.
2. De relatie van de missie en de visie van de sociaal-culturele organisatie tot de actuele maatschappelijke context die de organisatie omschreven heeft Werkingsgegevens tonen aan rond welke maatschappelijke uitdagingen de organisatie effectief werkt in de praktijk, hoe die werking vorm krijgt en welke resultaten ze daarmee bereikt.
3. De bijdrage van de sociaal- culturele organisatie aan de realisatie van de drie sociaal-culturele rollen Werkingsgegevens tonen aan hoe de organisatie de drie sociaal-culturele rollen waarmaakt.
4. De strategische en operationele doelstellingen van de sociaal-culturele organisatie De organisatie toont aan hoe ze uitvoering geeft aan de strategische en operationele doelstellingen van haar beleidsplan.

De organisatie geeft aan hoe ze haar werking opvolgt, zelfkritisch evalueert en bijstuurt als dat nodig is.

5. De verduidelijking van de keuze voor minstens twee sociaal-culturele functies en de uitwerking daarvan in relatie tot de missie en de visie van de sociaal-culturele organisatie Werkingsgegevens tonen  op de volgende wijze aan op welke manier de gekozen functiemix en onderscheiden functies in de praktijk worden gebracht en tot welke resultaten dat leidt.

  • Voor de cultuurfunctie:
    1. de organisatie geeft aan welke praktijken worden opgezet die erop gericht zijn cultuur te creëren, te bewaren, door te geven en eraan deel te nemen;
    2. de organisatie brengt kwaliteitsvol en zinvol processen en resultaten in beeld die ertoe leiden cultuur te creëren, te bewaren, te delen en eraan deel te nemen.
  • Voor de leerfunctie:
    1. de organisatie geeft aan welke praktijken zijn gerealiseerd om leren vorm te geven;
    2. de organisatie brengt kwaliteitsvol en zinvol leerprocessen en leerresultaten in beeld.
  • Voor de gemeenschapsvormende functie:
    1. de organisatie geeft aan welke initiatieven ondernomen zijn om de vorming van groepen en gemeenschappen te ondersteunen en te faciliteren of welke initiatieven ondernomen zijn om interacties tussen groepen en gemeenschappen te stimuleren;
    2. De organisatie brengt kwaliteitsvol en zinvol gemeenschapsvormende processen en praktijken en de resultaten die daaruit voortvloeien, in beeld
  • Voor de maatschappelijke bewegingsfunctie:
    1. de organisatie geeft aan welke praktijken zijn opgezet waarin ruimte voor engagement en politisering wordt gecreëerd in relatie tot samenlevingsvraagstukken;
    2. de organisatie brengt kwaliteitsvol en zinvol veranderingsprocessen en gerealiseerde veranderingen in relatie tot maatschappelijk denken en handelen en tot de inrichting van de maatschappij in beeld.
6. De werking met een relevantie en uitstraling voor het Nederlandse taalgebied of de werking met een relevantie en uitstraling voor het Nederlandse taalgebied en het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad De organisatie toont aan dat de binnen dit decreet gesubsidieerde werking zich afspeelt in het Nederlandse taalgebied of het Nederlandse taalgebied plus het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad.

De organisatie staaft haar relevantie en uitstraling in het Nederlandse taalgebied of het Nederlandse taalgebied plus het tweetalig gebied Brussel-Hoofdstad aan de hand van kerngegevens en cijfers over de aanwezigheid, de zichtbaarheid, het bereik of het effect van haar werking.

7. Een gesubsidieerde werking die zich grotendeels afspeelt binnen de vrije tijd Aan de hand van kerngegevens en cijfers over de financiën, het personeel en de werking staaft de organisatie:

  • dat de binnen dit decreet gesubsidieerde werking zich effectief hoofdzakelijk afspeelt binnen de vrije tijd;
  • welk gedeelte van de gesubsidieerde werking zich effectief uitzonderlijk buiten de vrije tijd afspeelt, welke omvang het aanneemt en de verantwoording ervan vanuit de missie en visie van de organisatie.
8. of de werking voor het brede publiek en de keuzes daarin op het vlak van gemeenschappen, doelgroepen of kansengroepen of de werking voor kansengroepen en de keuzes daarin op het vlak van gemeenschappen, doelgroepen of het brede publiek. De organisatie toont aan welke processen en praktijken ze heeft opgezet om haar publiek te bereiken en welke vorm deze in de praktijk krijgen

De organisatie toont aan welke resultaten ze bereikt met haar beleid en aanpak om binnen de gemaakte keuzes sociaal-culturele participatie van iedereen te realiseren en welke eventuele bijsturingen ze in dat beleid en die aanpak wil doorvoeren of de organisatie toont aan welke resultaten ze bereikt met haar beleid en aanpak om sociaal-culturele participatie van kansengroepen te realiseren en welke eventuele bijsturingen ze in dat beleid en die aanpak wil doorvoeren.

 

9. De plaats van vrijwilligers in de organisatie en de manier waarop ze betrokken en ondersteund worden De organisatie toont aan welke rollen en taken vrijwilligers effectief opnemen in de organisatie of werking.

De organisatie toont aan hoe ze betrokkenheid, inspraak en participatie van vrijwilligers in de organisatie vorm geeft en wat ze heeft gerealiseerd ter ondersteuning van de vrijwilligers.

De organisatie geeft aan hoe ze haar beleid ten aanzien van vrijwilligers evalueert en bijstuurt.

1. Een geïntegreerd zakelijk kwaliteits- en financieel meerjarenbeleid De organisatie geeft aan welke verbeteracties ze heeft ondernomen in het kader van haar professioneel beleid en welke ze nog wil nemen tijdens de beleidsperiode

De organisatie geeft aan welke verbeteracties ze heeft ondernomen in het kader van haar integrale kwaliteitsbeleid en welke ze nog wil nemen tijdens de beleidsperiode

De organisatie is transparant over haar financiële situatie, de genomen maatregelen in het kader van haar financiële meerjarenbeleid en de effecten ervan.

De organisatie legt financiële afrekeningen van de voorbije twee begrotingsjaren voor en maakt een prognose van de evolutie van haar financiële situatie voor de komende begrotingsjaren tijdens de beleidsperiode.

2. De toepassing van principes van goed bestuur De organisatie toont aan hoe ze de principes van goed bestuur in de organisatie toepast, waar ze eventueel verder in wil groeien en welke initiatieven ze daarvoor heeft genomen of zal nemen.
3. De afstemming tussen het inhoudelijke en het zakelijke deel van het beleidsplan De organisatie verantwoordt hoe ze haar financiën, mensen en middelen heeft ingezet de voorbije twee jaar om de strategische en operationele doelen te realiseren;

De organisatie geeft op basis van een evaluatie aan hoe ze de inzet van financiën, mensen en middelen wil bijsturen tijdens de laatste jaren van de beleidsperiode.

Plan van aanpak

By | 2018, 2019, 2023, 2024

Een plan van aanpak is van toepassing voor organisaties die in het kader van de visitatie een positieve evaluatie met aanbevelingen kregen en die als gevolg daarvan een plan van aanpak moeten uitwerken dat moet tegemoet komen aan de aanbevelingen uit de visitatie. De organisatie beschrijft welke processen en acties zij heeft ondernomen en nog zal ondernemen om aan de aanbevelingen tegemoet te komen en reflecteert zelfkritisch over de kwaliteit en de effectiviteit van de ondernomen en toekomstige processen en acties. Dit plan van aanpak wordt aan het nieuwe beleidsplan toegevoegd.

2023

By | 2023

We bevinden ons in het derde jaar van de beleidsperiode. Dat betekent dat je opnieuw een voortgangsrapport indient vóór 1 april.

Het voortgangsrapport omvat:

  • Een stand van zaken over de uitvoering van het beleidsplan in de eerste twee jaar van de beleidsperiode en een vooruitblik op de geplande uitvoering van het beleidsplan in het lopende jaar en de laatste twee jaar van de beleidsperiode.
  • De omvang en de resultaten van de werking:
    • De kerngegevens en de cijfers over de financiën voor het eerste jaar van de beleidsperiode;
    • De kerngegevens en de cijfers over het personeel voor het eerste en tweede jaar van de beleidsperiode;
    • De kerngegevens en de cijfers over de werking voor het eerste en het tweede jaar van de beleidsperiode.
  • Een beschrijving van elk beoordelingselement.

​​​Een inhoudelijke verantwoording over de werking van het derde en vierde jaar van de beleidsperiode doe je later via je inhoudelijk en zakelijk beleidsplan.

Jaar 3 van de beleidsperiode staat ook deze keer in het teken van een visitatie. In 2023 komt de visitatiecommissie opnieuw langs. Die bestaat uit vijf mensen: vier deskundigen en een medewerker van de administratie. Twee van de vier externe deskundigen brengen samen met de deskundige uit de administratie, een bezoek ter plaatse bij de organisatie. Voor de verdeling van de dossiers over de visitatiecommissies zal rekening worden gehouden met de grootte van de subsidie van de organisaties.

De commissie evalueert je huidige werking op basis van je lopende beleidsplan  (2021-2025), het voortgangsrapport, de begrotingen, de financiële verslagen, de algemene informatie en gegevens met betrekking tot de werking. Ze evalueren je aan de hand van de beoordelingselementen die in het nieuwe decreet staan en -speciaal voor de visitatie- geformuleerde onderliggende evaluatiecriteria. Wil je weten wat die criteria inhouden? Je vindt ze hier .

Let op: Er zijn ook 4 elementaire beoordelingselementen en de evaluatie hiervan speelt een belangrijke rol voor de beoordelingscommissie in 2025.

Een nieuw beoordelingssysteem moet de gevolgen van de visitatie in beeld brengen. De visitatiecommissie hanteert een systeem om tot onderstaande scores te komen.

De visitatiecommissie komt tot een evaluatie, waarbij ze verbetersuggesties en/of aanbevelingen kan geven. Het verschil tussen beide kennen we al: verbetersuggesties zijn vrijblijvend en aanbevelingen zijn dwingend.

Wanneer je een positieve evaluatie hebt gekregen, kan je de normale timing en procedure volgen en voor 31/12/2024 een nieuwe subsidieaanvraag indien.

Wanneer je een positieve evaluatie met aanbevelingen hebt gekregen, moet je een plan van aanpak schrijven waarin je aangeeft op welke manier je bent omgegaan met de aanbevelingen, welke processen en acties er uit voortgevloeid zijn en welke je nog zal ontwikkelen. Het plan van aanpak maakt deel uit van  je subsidieaanvraag voor de volgende beleidsperiode.

Wanneer je een negatieve evaluatie hebt gekregen, start er een remediëringstraject van maximaal 24 maanden (in de voorbije beleidsperiode was dit nog 12 maanden). Deze termijn begint te lopen van zodra het definitief visitatieverslagJe krijgt uiterlijk 35 kalenderdagen na de visitatie een voorlopig visitatieverslag waarop je binnen de termijn van 28 kalenderdagen kan reageren. De visitatiecommissie kan op basis daarvan het verslag nog aanpassen tot een definitief visitatieverslag. Dit definitief verslag ontvang je binnen een termijn van 49 werkdagen. met een negatieve evaluatie met aanbevelingen aan jouw organisatie is bezorgd.

Navigeer

Het visitatieverslag

By | 2023

Je krijgt uiterlijk 35 kalenderdagen na de visitatie een voorlopig visitatieverslag waarop je binnen de termijn van 28 kalenderdagen kan reageren. De visitatiecommissie kan op basis daarvan het verslag nog aanpassen tot een definitief visitatieverslag. Dit definitief verslag ontvang je  binnen een termijn van 49 werkdagen.

Remediëring vanaf 2023

By | 2023

Bij een negatieve visitatie doorloopt je organisatie een remediëringstraject van maximaal 24 maanden. Deze termijn begint te lopen van zodra het definitief visitatieverslag met een negatieve evaluatie met aanbevelingen aan jouw organisatie is bezorgd.  

Je hebt dus een aantal belangrijke aanbevelingen gekregen van de visitatiecommissie waarmee je tijdens je remediëringstraject aan de slag gaat. ​

Na afloop van je remediëringstraject schrijf je een remediëringsrapport. Hierin toon je aan hoe je als organisatie met de aanbevelingen bent omgegaan, welke processen en acties er uit zijn voortgevloeid en welke resultaten er gerealiseerd zijn.

Na het verstrijken van de remediëringstermijn wordt je organisatie opnieuw gevisiteerd door de visitatiecommissie (deze commissie heeft indien mogelijk dezelfde samenstelling als bij het eerste bezoek). De commissie focust zich deze keer op het remediëringsrapport. Ze onderzoekt de kwaliteit en de effectiviteit van de ondernomen processen en acties in het remediëringsrapport. Op basis hiervan formuleert de commissie een positief of negatief advies aan de Vlaamse Regering.

  • Indien de Vlaamse Regering het positief advies van de commissie volgt, wordt je beleidsplan voorgelegd aan de beoordelingscommissie.
  • Bij een negatief advies van de visitatiecommissie en een bekrachtiging hiervan door de Vlaamse Regering stopt de subsidie vanaf het jaar volgend op deze beslissing. Indien deze beslissing pas valt in 2026 behoud je in het eerste jaar van de beleidsperiode een subsidie-enveloppe gelijk aan het bedrag dat je kreeg in 2025.

Indien je beleidsplan wordt voorgelegd aan de beoordelingscommissie zal deze een preadvies opmaken en uiterlijk op 15 april van het eerste jaar van de nieuwe beleidsperiode wordt dit advies bezorgd aan de sociaal-culturele volwassenenorganisatie.

De aanvrager van een subsidie kan binnen een termijn van 14 dagen nadat het preadvies van de beoordelingscommissie is bezorg, een schriftelijke reactie bezorgen aan de administratie.

De administratie bezorgt het definitieve advies van de beoordelingscommissies uiterlijk op 15 juli van het eerste jaar van de nieuwe beleidsperiode bezorgd aan de subsidieaanvrager en de minister.

Op basis van het advies van de beoordelingscommissie beslist de Vlaamse Regering of je verder gesubsidieerd wordt en over de grootte van je subsidie-enveloppe. Wanneer die beslissing valt, hangt af van wanneer je in 2023 werd gevisiteerd en de duur van je remediëringstraject. Uiterlijk op 31 december van het eerste jaar van de nieuwe beleidsperiode beslist de Vlaamse Regering over je subsidie-enveloppe. Die kan even groot zijn als je subsidie in 2025, maar kan ook lager uitvallen.

Systeem visitatie 2023

By | 2023

Een nieuw beoordelingssysteem moet de gevolgen van de visitatie in beeld brengen. Dat gaat als volgt:

  • ​​Een beoordelingselement zou het oordeel ‘voldoet’ krijgen als op alle onderliggende criteria ” voldoende” is gescoord.
  • Een beoordelingselement zou het oordeel ‘voldoet ten dele’ krijgen als op minstens één van de onderliggende criteria voor dat beoordelingselement ‘ten dele voldoende’ is gescoord. In beide gevallen kan de visitatiecommissie niet bindende verbetersuggesties formuleren die de organisatie kan opnemen om haar werking te verbeteren.
  • Een beoordelingselement zou het oordeel ‘onvoldoende’ krijgen, als op minstens één van onderliggende criteria voor dat beoordelingselement “onvoldoende” is gescoord. In dat geval is het de bedoeling om de visitatiecommissie een bindende, dwingende aanbeveling te laten formuleren over dat beoordelingselement.

​Je zal dus per beoordelingselement een score “voldoet”, “voldoet ten dele” en “onvoldoende” krijgen. Dan wordt het belangrijk om te tellen, want deze scores bepalen het eindoordeel van de visitatiecommissie.

  • Van een “positieve evaluatie” is er sprake als de visitatiecommissie voor alle beoordelingselementen een ‘voldoet’ of ‘voldoet ten dele’ geeft. Geen aanbevelingen dus.
  • Van een “positieve evaluatie met aanbevelingen” is er sprake als de visitatiecommissie je voor alle vier de elementaire beoordelingselementen een ‘voldoet’ of ‘voldoet ten dele’ geeft EN je op minstens vier andere beoordelingselementen een ‘voldoet’ of ‘voldoet ten dele’ krijgt.
  • Van een “negatieve evaluatie met aanbevelingen” is er sprake als de visitatiecommissie je voor één of meer elementaire beoordelingselementen een onvoldoende geeft of als je  voor minstens 5 andere beoordelingselementen een ‘onvoldoende’ krijgt.
4 elementaire 8 andere
Positief zonder aanbevelingen 4 ‘voldoet ‘of ‘voldoet ten dele’ 8 ‘voldoet’ of ‘voldoet ten dele’
Positief met aanbevelingen 4 ‘voldoet ‘of ‘voldoet ten dele’ Minstens 4 ‘voldoet’ of ‘voldoet ten dele’
Negatief met aanbevelingen 1 ‘onvoldoende’
Negatief met aanbevelingen 4 ‘voldoet ‘of ‘voldoet ten dele’ Minstens 5 ‘onvoldoende’

Samenstelling visitatiecommissie

By | 2023

De minister benoemt een pool van externe deskundigen voor de samenstelling van visitatie- en beoordelingscommissies. Net als in de adviescommissie behoort maximaal 2/3 van de leden tot hetzelfde geslacht. Zowel in de visitatie- als in de beoordelingscommissie zetelen externe deskundigen met kennis van en expertise in het sociaal-cultureel volwassenenwerk of belendende sectoren, het werken met doelgroepen of kansengroepen of het zakelijke beleid van een organisatie. Op basis van deze pool wordt in samenwerking met de sectorfederatie en het steunpunt een lijst van kandidaat-externe deskundigen opgesteld. De minister behoudt het laatste woord over de definitieve samenstelling van de lijst. Artikel 11 van het Uitvoeringsbesluit bevat de onverenigbaarheden met het lidmaatschap van de pool externe deskundigen en de commissies. 

De visitatiecommissie wordt samengesteld door de Vlaamse Regering en bestaat telkens uit 4 externe deskundigen en 1 deskundige van de administratie, die als voorzitter optreedt. In de visitatiecommissie van een sociaal-culturele volwassenenorganisatie die een werking ontplooit voor kansengroepen, zetelt ook een lid met expertise op het vlak van het werken met kansengroepen. ​​Het secretariaat van de visitatiecommissie wordt opgenomen door de administratie.

Voor de verdeling van de dossiers over de visitatie- en beoordelingscommissies, zal in de eerste plaats rekening worden gehouden met de grootte van de subsidie van de organisaties. Tijdens de eerste visitatie in 2018 houden ze ook nog rekening met de werksoorten. In de volgende beleidsperiodes is hier vanzelfsprekend geen sprake meer van.

Het bezoek ter plaatse van de visitatiecommissie wordt gebracht door 2 externe deskundigen en een lid van de administratie.

Elementaire beoordelingselementen

By | 2020, 2023, 2025

De evaluatie van de vier elementaire beoordelingselementen tijdens de visitatie in 2023 speelt een belangrijke rol voor de beoordelingscommissie in 2025.

Indien je op één van deze vier beoordelingselementen in 2023 “voldoet ten dele” of “onvoldoende” zou gescoord hebben, dan worden deze opnieuw alle vier beoordeeld in 2025.

Scoorde je tijdens de visitatie in 2023 op alle vier “voldoet”, dan worden deze niet meer beoordeeld in 2025.

Deze elementaire beoordelingselementen zijn:

  • Werking in de vrije tijd
  • Keuze van de functiemix
  • Relevantie en uitstraling van de werking
  • Geïntegreerd zakelijk kwaliteitsbeleid