Category

2018

Plan van aanpak

By | 2018, 2019, 2023, 2024

Een plan van aanpak is van toepassing voor organisaties die in het kader van de visitatie een positieve evaluatie met aanbevelingen kregen en die als gevolg daarvan een plan van aanpak moeten uitwerken dat moet tegemoet komen aan de aanbevelingen uit de visitatie. De organisatie beschrijft welke processen en acties zij heeft ondernomen en nog zal ondernemen om aan de aanbevelingen tegemoet te komen en reflecteert zelfkritisch over de kwaliteit en de effectiviteit van de ondernomen en toekomstige processen en acties. Dit plan van aanpak wordt aan het nieuwe beleidsplan toegevoegd.

De administratie maakte ook een nota op over het remediëringsrapport en het plan van aanpak. Meer info hierover vind je hier op de website van De Federatie.

Remediëringstraject na visitatie 2018

By | 2018

Organisaties in een remediëringstraject krijgen vanaf het definitief visitatieverslag maximaal 12 maanden de tijd om hun werking bij te sturen (let op: vanaf de visitatie in 2023 is de maximale remediëringstermijn 24 maanden). Je hebt recht op 12 maanden remediëringstijd, maar kan zelf ook aangeven voor een kortere periode te kiezen. Na afloop van het remediëringstraject stel je een remediëringsrapport op, dat je in KIOSK oplaadt.  Hierin toon je aan hoe je als organisatie met de aanbevelingen bent omgegaan, welke processen en acties er uit zijn voortgevloeid en welke de geplande processen en acties zijn. Het remediëren en dus ook de behandeling van het remediëringsrapport gebeurt in functie van de volgende beleidsperiode in een combinatie van verschillende sets van beoordelingselementen. Het lijkt de bedoeling dat de remediëring zich vooral toespitst op beoordelingselementen die nog relevant zullen zijn in het licht van het ‘nieuwe’ decreet.

Na het verstrijken van de remediëringstermijn worden deze organisaties opnieuw gevisiteerd door de visitatiecommissie (bekend volk, want deze commissie heeft indien mogelijk dezelfde samenstelling als bij het eerste bezoek). De administratie neemt contact met je op voor een nieuwe datum, die je ten laatste een maand op voorhand definitief zal kennen.  De commissie focust zich deze keer op het remediëringsrapport. Het bezoek duurt opnieuw een halve dag. Over alle aanbevelingen zal men in dialoog gaan en bij de beoordelingselementen waarbij (ten minste) een aanbeveling werd gedaan, wordt een eindresultaat geformuleerd (voldoet, voldoet ten dele, onvoldoende). De medewerker van de administratie maakt een definitief verslag op. Op basis van de tweede visitatie  formuleert de commissie een positief of negatief advies aan de Vlaamse Regering.

Bij een positief advies kan de Vlaamse Regering beslissen om de subsidieaanvraag van je organisatie voor te leggen aan de beoordelingscommissie. Op basis van dit advies beslist de Vlaamse Regering over je subsidie-enveloppe. Wanneer die beslissing valt, hangt af van wanneer je in 2018 werd gevisiteerd en de duur van je remediëringstraject. In ieder geval verneem je in de loop van 2019 of 2020 het antwoord van de Vlaamse Regering. Deze zal maximum hetzelfde zijn als je subsidie in 2020, maar kan ook minder zijn.

De Vlaamse Regering kan echter ook beslissen je organisatie niet verder te subsidiëren hoewel je remediëringstraject positief werd beoordeeld. Dit betekent automatisch ook de stopzetting van de erkenning. De stopzetting van de subsidie gaat in vanaf de start van de nieuwe beleidsperiode.

Bij een negatief advies kan de Vlaamse Regering beslissen om de subsidie stop te zetten, wat automatisch ook de stopzetting van de erkenning betekent. De stopzetting van de subsidie gaat in vanaf de start van de nieuwe beleidsperiode.​

Meer weten? Kijk op pg.29 t.e.m. 31 van het protocol.

De administratie maakte ook een nota op over het remediëringsrapport en het plan van aanpak. Meer info hierover vind je hier op de website van De Federatie.

Zakelijke evaluatiecriteria 2018

By | 2018

Zakelijke elementen

Evaluatiecriteria

§2. De jaarlijkse subsidie wordt verantwoord op basis van het voortgangsrapport, het financieel verslag en de begroting. De Vlaamse Regering bepaalt de voorwaarden voor de indiening ervan. De organisatie voor sociaal-cultureel volwassenenwerk legt jaarlijks de rekeningen van het vorige jaar met de nodige bewijsstukken voor, alsook een door de algemene vergadering goedgekeurde sluitende begroting. Uit de afrekening en de balans moet blijken dat de organisatie, rekening houdend met de eigen middelen, sluitend of batig kan werken. Een batig saldo in de resultatenrekening verplicht de organisatie tot het opbouwen van een financiële reserve. Die reserve moet aangewend worden ter financiering van uitgaven die bijdragen tot de realisatie van de doelstellingen van de organisatie.
  • De jaarlijkse subsidie wordt verantwoord in het kader van de uitvoering van het beleidsplan.
§ 3. Bij afwijking kan de jaarlijkse verantwoording van de subsidie-enveloppe leiden tot de vorming van een subsidiereserve op voorwaarde dat:

  • 1° de organisatie deze werkwijze expliciet vaststelt in het ingediende en goedgekeurde beleidsplan;
  • 2° de organisatie deze werkwijze telkens expliciet in het voortgangsrapport duidt en verantwoordt;
  • 3° de gereserveerde subsidie in één van de volgende jaren van de beleidsperiode in kwestie besteed wordt conform het voortgangsrapport en beleidsplan;
  • 4° de subsidie-enveloppe, toegekend voor het totaal van de beleidsperiode, niet overschreden wordt.
  • Reserves die opgebouwd worden vanuit de subsidies moeten aangewend worden ter financiering van uitgaven die bijdragen tot de realisatie van de doelstellingen van de organisatie.
§ 4. Om subsidies te genieten en te blijven genieten moeten de organisaties voor sociaal-cultureel volwassenenwerk bovendien:

  • 1° een boekhouding voeren volgens het genormaliseerde boekhoudkundige stelsel en die zo organiseren dat de financiële controle op de aanwending van de subsidies mogelijk is; de Vlaamse Regering kan een specifiek boekhoudkundig plan en bijzondere regels betreffende de boekhouding opleggen;
  • 2° aanvaarden dat de administratie de werking en de boekhouding, eventueel ter plaatse, onderzoekt;
  • 3° hun bestuurders en hun medewerkers verzekeren tegen de burgerlijke aansprakelijkheid van de organisatie.
  • Er wordt een boekhouding gevoerd volgens het genormaliseerd boekhoudkundig stelsel.

Evalutatiecriteria 2018

By | 2018, Geen categorie

Beoordelingselementen

Evaluatiecriteria

1° de wijze waarop de vier functies, vermeld in artikel 2, 8°, worden gerealiseerd;
  • De organisatie heeft een onderbouwde visie op de vier functies;
  • De organisatie geeft weer in welke mate elke functie in de werking wordt gerealiseerd en verantwoordt de keuzes die tot die verhouding hebben geleid;
  • De organisatie expliciteert welke werkwijze(n) ze hanteert om de vier functies te realiseren.
2° de wijze van begeleiding van de afdelingen of groepen: de ontwikkeling van het afdelingswerk en groepswerk, het aantal afdelingen of groepen;
  • De organisatie verantwoordt welke strategie zij volgt op het vlak van het aantal afdelingen en groepen;
  • De  organisatie verantwoordt hoe zij het afdelings- en groepswerk ontwikkelt;
  • De organisatie motiveert en verduidelijkt hoe zij de begeleiding van de afdelingen of groepen vorm geeft.
3° het beleid ten aanzien van de vrijwilliger;
  • De organisatie maakt duidelijk wat zij onder vrijwilligerswerk verstaat en legt haar visie over het vrijwilligersbeleid uit.
  • De organisatie geeft aan welke strategie zij volgt om die visie in praktijk te brengen.
  • De organisatie toont aan hoe ze betrokkenheid, inspraak en participatie van vrijwilligers in de organisatie vorm geeft.
4° de acties met het oog op de verdieping en verbreding van de participatie;
  • De organisatie verduidelijkt en motiveert haar strategieën rond het verbreden van participatie van leden, niet-leden en eventueel specifieke doelgroepen, en rond het op meer intensieve wijze bereiken van de geviseerde doelgroep(en);
  • De organisatie verduidelijkt welke acties zij met het oog op de verbreding en verdieping van de participatie voert.
5° de communicatie met de leden;
  • De organisatie geeft aan welke strategieën ze hanteert om met haar leden te communiceren;
  • De organisatie geeft aan op welke manier ze die strategieën concretiseert in acties.
6° het ontwikkelen van acties en activiteiten met een landelijk karakter;
  • De  organisatie geeft aan welke strategieën ze hanteert om acties en activiteiten met een landelijk karakter te ontwikkelen;
  • De organisatie geeft aan op welke manier ze die strategieën concretiseert in acties.
7° het ontwikkelen van vernieuwende en bijzondere activiteiten;
  • De organisatie geeft aan welke vernieuwende en bijzondere activiteiten zij realiseert;
  • De organisatie motiveert waarom deze activiteiten vernieuwend en bijzonder zijn voor de vereniging.
8° de aanpak van de diversiteit met specifieke aandacht voor interculturaliteit;
  • De organisatie geeft haar visie op diversiteit in de samenleving en hoe ze zich daartegenover positioneert, en ze geeft aan welke inspanningen ze levert om met diversiteit in de samenleving en in de vereniging om te gaan;
  • De organisatie geeft haar visie op interculturaliteit en hoe ze zich daartegenover positioneert, en ze geeft aan welke inspanningen ze levert om interculturaliteit te stimuleren.
9° de samenwerking en netwerkvorming met andere organisaties;
  • De organisatie motiveert en verduidelijkt hoe en met wie ze zich verbindt en aan netwerkvorming doet;
  • De organisatie motiveert en toont aan welke initiatieven ze in samenwerking met andere organisaties onderneemt of welke inspanningen ze levert om samenwerking te stimuleren.
10° de manier waarop in de werking rekening gehouden wordt met principes van integrale kwaliteitszorg;
  • De organisatie expliciteert en verantwoordt haar integrale kwaliteitsbeleid;
  • De organisatie verduidelijkt de gekozen verbeterstrategieën en de bijhorende realisaties.
11° de zorg voor professionalisering en professionaliteit;
  • De organisatie expliciteert en verantwoordt haar beleid rond professionalisering en ontwikkeling;
  • De organisatie toont aan welke initiatieven ze ter uitvoering van dat beleid onderneemt.

Beoordelingselementen

Evaluatiecriteria

a) de knowhow en expertise van de beweging met betrekking tot het thema of het cluster; de wijze waarop die expertise verder wordt ontwikkeld; de wijze waarop de knowhow wordt ontsloten;
  • De organisatie toont haar knowhow over en expertise in het thema of het cluster aan;
  • De organisatie toont aan hoe ze die expertise verder ontwikkelt;
  • De organisatie toont aan hoe ze de expertise ontsluit..
b) de aanpak van diversiteit, met specifieke aandacht voor interculturaliteit;
  • De organisatie geeft haar visie op diversiteit in de samenleving en hoe ze zich daartegenover positioneert, en geeft aan welke inspanningen ze levert om met diversiteit in de samenleving en hoe ze zich daar tegenover positioneert, en geeft aan welke inspanningen ze levert om met diversiteit in de samenleving en in de organisatie om te gaan;
  • De organisatie geeft haar visie op interculturaliteit en hoe ze zich daartegenover positioneert, en geeft aan welke inspanningen ze levert om interculturaliteit te stimuleren.
c) de wijze waarop het ruime publiek rechtstreeks of onrechtstreeks wordt benaderd, inclusief de inspanning om andere publieksgroepen aan te trekken;
  • De organisatie motiveert en toont aan welke kanalen, methoden, communicatiemiddelen ze gebruikt om het ruime publiek te benaderen;
  • De organisatie motiveert en toont aan welke inspanningen ze levert om andere publieksgroepen aan te trekken.
d) de creativiteit, de diversiteit en de originaliteit van de gehanteerde methoden, evenals de effectiviteit ervan;
  • De organisatie expliciteert de diversiteit van de methoden die ze hanteert;
  • De organisatie toont aan waarom de gehanteerde methoden origineel en creatief zijn;
  • De organisatie toont aan dat de gehanteerde methoden effectief zijn met het oog op de te bereiken doelen.
e) de communicatie met het publiek, de aandacht voor de media;
  • De organisatie geeft aan welke strategieën ze hanteert om te communiceren met het brede publiek en op welke manier ze die strategieën concretiseert in acties;
  • De organisatie toont aan welke inspanningen ze levert om de aandacht van de media te trekken.
f) de aard en de omvang van de educatieve activiteiten en de werkmaterialen;
  • De organisatie toont aan op welke manier ze invulling geeft aan de educatieve activiteiten;
  • De organisatie toont aan welke werkmaterialen ze ontwikkelt en gebruikt.
g) de acties en de campagnes;
  • De organisatie verantwoordt de planning van haar acties en campagnes;
  • De organisatie toont de aard en de omvang van de acties en campagnes aan.
h) de samenwerking en netwerkvorming met andere organisaties;
  • De organisatie motiveert en verduidelijkt hoe en met wie ze zich verbindt en aan netwerkvorming doet;
  • De organisatie motiveert en toont aan welke initiatieven ze in samenwerking met andere organisaties neemt of welke inspanningen ze levert om samenwerking te stimuleren.
i) het engagement van vrijwilligers en bestuurders;
  • De organisatie toont aan op welke manier vrijwilligers en bestuurders betrokken worden bij de organisatie;
  • De organisatie toont aan op welke manier vrijwilligers en bestuurders meewerken aan de uitbouw van de organisatie.
j) de zorg voor professionaliteit en professionalisering;
  • De organisatie expliciteert en verantwoordt haar beleid rond professionalisering en ontwikkeling.
  • De organisatie toont aan welke initiatieven zij in uitvoering van dat beleid onderneemt.
k) de manier waarop in de werking rekening wordt gehouden met principes van integrale kwaliteitszorg;
  • De organisatie expliciteert en verantwoordt haar integrale kwaliteitsbeleid;
  • De organisatie verduidelijkt de gekozen verbeterstrategieën en de bijhorende realisaties.

Beoordelingselementen

Evaluatiecriteria

1. de landelijke spreiding van het aanbod en/of het publiek;
  • De organisatie toont aan dat haar aanbod en/of publieksbereik verspreid is over minstens vier Vlaamse provincies. Het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad wordt beschouwd als een Vlaamse provincie.
2. het beleid ten aanzien van de deelnemers (bestaande en beoogde doelgroepen) en de link naar het communicatiebeleid;
  • De organisatie verduidelijkt welk beleid ze voert ten aanzien van haar deelnemers en de inspanningen die ze levert voor de publieksverbreding en de publieksvernieuwing;
  • De organisatie verheldert de communicatiestrategieën die worden gehanteerd om de deelnemers, zowel de bestaande als de beoogde doelgroepen, te bereiken;
3. de samenwerking met de volkshogescholen; (enkel voor de gespecialiseerde vormingsinstellingen)
  • De organisatie expliciteert en verantwoordt vanuit haar specifieke beleidsopties haar samenwerking met de diverse volkshogescholen, gevestigd in verschillende regio’s;
  • De organisatie toont aan welke samenwerkingen met volkshogescholen werden gerealiseerd.
4. de zorg voor professionalisering en professionaliteit
  • De organisatie expliciteert en verantwoordt haar beleid rond professionalisering en ontwikkeling.
  • De organisatie toont aan welke initiatieven ze ter uitvoering van dat beleid neemt.
5. het aantal uren programma’s; (n.v.t. voor de federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap)
  • De organisatie expliciteert en verantwoordt de keuzes over de omvang van het educatieve aanbod;
  • De vormingsinstelling verduidelijkt de omvang en invulling van de gerealiseerde subsidieerbare uren;
6. de netwerkvorming en samenwerking
  • De organisatie motiveert en verduidelijkt hoe en met wie ze zich verbindt en aan netwerkvorming doet;
  • De organisatie motiveert en toont aan welke initiatieven ze in samenwerking met andere organisaties neemt of welke inspanningen ze levert om samenwerking te stimuleren.
7. de manier waarop invulling wordt gegeven aan de culturele functie; (n.v.t. voor de federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap)
  • De organisatie heeft een onderbouwde visie op de culturele functie;
  • De organisatie geeft weer op welke manier en in welke mate ze de culturele functie in haar werking realiseert en ze verantwoordt haar keuzes.
8. de manier waarop invulling wordt gegeven aan de gemeenschapsvormende functie
  • De organisatie heeft een onderbouwde visie op de gemeenschapsvormende functie;
  • De organisatie geeft weer op welke manier en in welke mate ze de gemeenschapsvormende functie in haar werking realiseert en ze verantwoordt haar keuzes.
9. de manier waarop in de werking rekening wordt gehouden met principes van integrale kwaliteitszorg;
  • De organisatie expliciteert en verantwoordt haar integraal kwaliteitsbeleid;
  • De organisatie verduidelijkt de gekozen verbeterstrategieën en de bijhorende realisaties.
10. de aanpak van de diversiteit met specifieke aandacht voor interculturaliteit;
  • De organisatie geeft haar visie op diversiteit in de samenleving en hoe ze zich daartegenover positioneert, en ze geeft aan welke inspanningen ze levert om met diversiteit in de samenleving en in de vereniging om te gaan;
  • De organisatie geeft haar visie op interculturaliteit en hoe ze zich daartegenover positioneert, en ze geeft aan welke inspanningen ze levert om interculturaliteit te stimuleren.
11. het engagement ten aanzien van de door de Vlaamse Regering geformuleerde beleidsprioriteiten (enkel voor de gespecialiseerde vormingsinstellingen) n.v.t.
12. de samenwerking binnen de federatie (enkel voor de vormingsinstellingen en -dienst voor personen met een handicap)
  • De federatie expliciteert de finaliteit en de doelstellingen van de samenwerking met de andere vormingsinstellingen/-diensten binnen de federatie;
  • De federatie verduidelijkt op welke wijze er samengewerkt wordt met de andere vormingsinstellingen/-diensten binnen de federatie.
13. De manier waarop invulling wordt gegeven aan de educatieve functie (enkel voor de federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap)
  • De vormingsdienst heeft een onderbouwde visie op de educatieve functie;
  • De vormingsdienst geeft weer op welke manier en in welke mate de educatieve functie in de werking wordt gerealiseerd en verantwoordt de keuzes.
14. De manier waarop invulling wordt gegeven aan de maatschappelijke activeringsfunctie (enkel voor de federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap)
  • De vormingsdienst heeft een onderbouwde visie op de maatschappelijke activeringsfunctie;
  • De vormingsdienst geeft weer op welke manier en in welke mate de maatschappelijke activeringsfunctie in de werking wordt gerealiseerd en verantwoordt de keuzes.

Evalutatieprocedure visitatie 2018

By | 2018, Geen categorie

De visitatiecommissie zal je, net als in het huidige decreet, beoordelen aan de hand van de (huidige) beoordelingselementen en op basis van kwantitatieve gegevens met betrekking tot de werking die sinds de erkenning op basis van het decreet van 4 april 2003 kunnen worden afgeleid uit de voortgangsrapporten, de jaarlijkse begroting, de financiële verslagen en de algemene informatie en gegevens met betrekking tot de werking 2004, 2008, 2012, 2016. Ze gebruiken daarvoor echter een iets andere werkwijze, waarbij ze aan elk beoordelingselement de score voldoet-voldoet ten dele-onvoldoende zullen geven. Per werksoort werden deze beoordelingselementen gespecifieerd in evaluatiecriteria. De evaluatie van de beoordelingselementen gebeurt aan de hand van deze criteria. Naast de beoordelingselementen werden ook enkele zakelijke elementen van het decreet van 2003 geconcretiseerd in evaluatiecriteria.
Door de eventuele aanbevelingen geformuleerd bij de beoordelingselementen in overweging te nemen kan de visitatiecommissie tot volgende evaluaties komen:

  • Positieve evaluatie zonder aanbevelingen
  • Positieve evaluatie met aanbevelingen
  • Negatieve evaluatie met aanbevelingen

In tegenstellingen tot de visitaties in de volgende beleidsperiodes is er geen directe mathematische link tussen het aantal aanbevelingen en één van bovenstaande evaluaties. De visitatiecommissie komt tot een globale evaluatie, waarbij ze verbetersuggesties en/of aanbevelingen kan geven. Het verschil tussen beide kennen we al: verbetersuggesties zijn vrijblijvend en aanbevelingen zijn dwingend.

Huidige beoordelingselementen

By | 2018
  1. de wijze waarop de vier functies, vermeld in artikel 2, 8°, worden gerealiseerd;
  2. de wijze van begeleiding van de afdelingen of groepen: de ontwikkeling van het afdelingswerk en groepswerk, het aantal afdelingen of groepen;
  3. het beleid ten aanzien van de vrijwilliger;
  4. de acties met het oog op de verdieping en verbreding van de participatie;
  5. de communicatie met de leden;
  6. het ontwikkelen van acties en activiteiten met een landelijk karakter;
  7. het ontwikkelen van vernieuwende en bijzondere activiteiten;
  8. de aanpak van de diversiteit met specifieke aandacht voor interculturaliteit;
  9. de samenwerking en netwerkvorming met andere organisaties;
  10. de manier waarop in de werking rekening gehouden wordt met principes van integrale kwaliteitszorg;
  11. de zorg voor professionalisering en professionaliteit;
  1. de knowhow en expertise van de beweging met betrekking tot het thema of het cluster; de wijze waarop die expertise verder wordt ontwikkeld; de wijze waarop de knowhow wordt ontsloten;
  2. de aanpak van diversiteit, met specifieke aandacht voor interculturaliteit;
  3. de wijze waarop het ruime publiek rechtstreeks of onrechtstreeks wordt benaderd, inclusief de inspanning om andere publieksgroepen aan te trekken;
  4. de creativiteit, de diversiteit en de originaliteit van de gehanteerde methoden, evenals de effectiviteit ervan;
  5. de communicatie met het publiek, de aandacht voor de media;
  6. de aard en de omvang van de educatieve activiteiten en de werkmaterialen;
  7. de acties en de campagnes;
  8. de samenwerking en netwerkvorming met andere organisaties;
  9. het engagement van vrijwilligers en bestuurders;
  10. de zorg voor professionaliteit en professionalisering;
  11. de manier waarop in de werking rekening wordt gehouden met principes van integrale kwaliteitszorg;
  1. de landelijke spreiding van het aanbod en/of het publiek;
  2. het beleid ten aanzien van de deelnemers (bestaande en beoogde doelgroepen) en de link naar het communicatiebeleid;
  3. de samenwerking met de volkshogescholen; (enkel voor de gespecialiseerde vormingsinstellingen);
  4. de zorg voor professionalisering en professionaliteit;
  5. het aantal uren programma’s; (n.v.t. voor de federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap)
  6. de netwerkvorming en samenwerking;
  7. de manier waarop invulling wordt gegeven aan de culturele functie (n.v.t. voor de federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap);
  8. de manier waarop invulling wordt gegeven aan de gemeenschapsvormende functie;
  9. de manier waarop in de werking rekening wordt gehouden met principes van integrale kwaliteitszorg;
  10. de aanpak van de diversiteit met specifieke aandacht voor interculturaliteit;
  11. het engagement ten aanzien van de door de Vlaamse Regering geformuleerde beleidsprioriteiten (enkel voor de gespecialiseerde vormingsinstellingen);
  12. de samenwerking binnen de federatie (enkel voor de vormingsinstellingen en -dienst voor personen met een handicap);
  13. de manier waarop invulling wordt gegeven aan de educatieve functie (enkel voor de federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap);
  14. de manier waarop invulling wordt gegeven aan de maatschappelijke activeringsfunctie (enkel voor de federatie van vormingsdiensten voor personen met een handicap).

2018

By | 2018 | No Comments

Voortgangsrapport 2018

Net als in 2017, dien je in 2018 het voortgangsrapport uiterlijk op 31 maart in.

Fijn om weten: dit voortgangsrapport is het laatste van deze beleidsperiode. In 2019 en 2020 stuur je geen voortgangsrapport meer naar de administratie.

Dit voortgangsrapport geeft een stand van zaken over de uitvoering van het beleidsplan in 2017 en biedt een vooruitblik op de geplande uitvoering van het beleidsplan van 2018 tot en met 2020. Het bestaat uit twee luiken:

  • een stand van zaken over de uitvoering van de doelstellingen van je beleidsplan ’16-’20 en een vooruitblik op de verdere realisatie ervan. Dit luik laadt je in op KIOSK en bevat maximaal 50 pagina’s.
  • Een zelfevaluatie op basis van de huidige beoordelingselementen  en aantal bepalingen uit het decreet van 2003 met betrekking tot de uitkering van de subsidies. Je geeft er aan wat je sterktes en mogelijkheden zijn. Een tip: neem de evaluatiecriteria zoveel mogelijk mee. Je vindt die terug in artikel 60, paragraaf 3  t.e.m. 8 van het nieuwe decreet.

De administratie stelde ook een presentatie met de nodige richtlijnen ter beschikking.

Visitatie

In 2018 komt de visitatiecommissie langs. Die bestaat uit vijf mensen De visitatiecommissie wordt samengesteld door de Vlaamse Regering en bestaat telkens uit 4 externe deskundigen en 1 deskundige van de administratie. Er wordt samengewerkt met het steunpunt (Socius) en de sectorfederatie (FOV) om de lijst van externe deskundigen samen te stellen. -> Lees verder: vier deskundigen en een medewerker van de administratie. Twee van de vier externe deskundigen brengen samen met de deskundige uit de administratie, een bezoek ter plaatse bij de organisatie. Voor de verdeling van de dossiers over de visitatiecommissies zal rekening worden gehouden met de grootte van de subsidie van de organisaties. Voorts wordt er een visitatieprotocol opgesteld waarin wordt beschreven hoe de visitatie- en beoordelingscommissie respectievelijk zullen evalueren en beoordelen, de wijze waarop evaluatie- en beoordelingscriteria tijdens de evaluatie en de beoordeling aan bod komen en onderdeel vormen van het visitatieverslag en het advies. 

Een uitgebreide omschrijving van de visitatie vind je in onderdeel 6.3.3. van het visitatieprotocol. We zetten enkele elementen op een rijtje

De huidige beoordelingselementen worden uitgesplitst in inhoudelijke evaluatiecriteria. Naast de beoordelingselementen werden ook enkele zakelijke elementen van het decreet van 2003 geconcretiseerd in zakelijke evaluatiecriteria

Verslag

De visitatiecommissie komt via peer review tot een globale evaluatie, waarbij ze verbetersuggesties en/of aanbevelingen kan geven. Het verschil tussen beide kennen we al: verbetersuggesties zijn vrijblijvend en aanbevelingen zijn dwingend. De peer review:

  • gebeurt op basis van een ontwerpverslag;
  • heeft tot doel om als groep tot een voorlopige evaluatie te komen over elk van de haar toegewezen dossiers;
  • vindt plaats in de vierde week na de start van de visitaties;
  • gebeurt door alle leden van de visitatiecommissie, dus niet enkel door de deskundigen die je bezocht hebben;
  • focust op de formulering van het eindresultaat van elk beoordelingselement, de bijhorende argumentatie en mogelijke inconsistenties in de behandeling van de verschillende organisaties.

Zo komt de commissie tot een voorlopig visitatieverslag waarin de bevindingen en de voorlopige evaluatie (positief zonder aanbevelingen, positief met aanbevelingen, negatief met aanbevelingen) aan je organisatie wordt meegedeeld.

Het voorlopig visitatieverslag omvat:

  • een evaluatie van de werking per beoordelingselement (van het decreet van 2003);
  • een evaluatie van de werking per evaluatiecriterium bij de bepalingen met betrekking tot de uitkering van de subsidies;
  • een eindresultaat voor elk beoordelingselement en voor de bepalingen over de uitkering van de subsidies (de zogezegde zakelijke evaluatiecriteria). Indien nodig worden hierover aanbevelingen geformuleerd;
  • kwantitatieve gegevens over de werking op basis van voortgangsrapporten, begrotingen, financiële verslagen en algemene informatie en gegevens met betrekking tot de werking in 2004, 2008, 2012 en 2016;
  • een concluderende samenvatting op basis van afweging en interactie tussen de 4 bovenstaande items;
  • een evaluatie zoals hieronder vermeld.

Het voorlopig verslag wordt uiterlijk 35 dagen nadat de visitatie heeft plaatsgevonden, verstuurd naar je organisatie. Daarna heb je maximaal 28 dagen de tijd om op het voorlopig visitatieverslag te reageren. De deskundigen van de visitatiecommissie bespreken samen je eventuele reacties op kritische wijze. Een medewerker van de administratie die niet tot de commissie behoort verwerkt de voorlopige tot definitieve verslagen. Dat  ontvang je max. 49 dagen na de bezorging van het voorlopig verslag.

Wanneer je een positieve evaluatie hebt gekregen, dien je uiterlijk op 31/12/2019 een subsidieaanvraag in.

Wanneer je een positieve evaluatie met aanbevelingen hebt gekregen, moet je een plan van aanpakEen plan van aanpak is van toepassing voor organisaties die in het kader van de visitatie een positieve evaluatie met aanbevelingen kregen en die als gevolg daarvan een plan van aanpak moeten uitwerken dat moet tegemoet komen aan de aanbevelingen uit de visitatie. De organisatie beschrijft welke processen en acties zij heeft ondernomen en nog zal ondernemen om aan de aanbevelingen tegemoet te komen en reflecteert zelfkritisch over de kwaliteit en de effectiviteit van de ondernomen en toekomstige processen en acties. Dit plan van aanpak wordt aan het nieuwe beleidsplan toegevoegd. schrijven waarin je aangeeft op welke manier je bent omgegaan met de aanbevelingen, welke processen en acties er uit voortgevloeid zijn en welke je nog zal ontwikkelen. Het plan van aanpak maakt deel uit van  je subsidieaanvraag voor de volgende beleidsperiode dat je indient uiterlijk op 31/12/2019.

Wanneer je een negatieve evaluatie hebt gekregen, start er een remediëringstrajectOrganisaties in een remediëringstraject krijgen vanaf het definitief visitatieverslag maximaal 12 maanden de tijd om hun werking bij te sturen (let op: vanaf de visitatie in 2023 is de maximale remediëringstermijn 24 maanden). Na afloop van het remediëringstraject stellen zij een remediëringsrapport op. Hierin tonen zij aan hoe zij als organisatie met de aanbevelingen zijn omgegaan, welke processen en acties er uit zijn voortgevloeid en welke resultaten er gerealiseerd zijn. Lees verder…. van maximaal 12 maanden. Deze termijn begint te lopen van zodra het definitief visitatieverslag. met een negatieve evaluatie met aanbevelingen aan jouw organisatie is bezorgd. Net zoals de organisaties met een positieve evaluatie dien je een subsidieaanvraag in uiterlijk op 31/12/2019.

Meer weten? Kijk eens op pg. 25 t.e.m. 28 van het  van het visitatieprotocol.

De administratie maakte ook een nota op over het remediëringsrapport en het plan van aanpak. Meer info hierover vind je hier op de website van De Federatie.

Navigeer