All Posts By

admin

Adviescommissie

By | Termen

De adviescommissie bewaakt de eenvormigheid van de beslissingen. Ze let er dus op dat iedereen op min of meer dezelfde manier beoordeeld wordt. De administratie werkt samen het steunpunt en de sectorfederatie aan de samenstelling van de lijst met kandidaat-externe deskundigen. De minister kan daarop externe deskundigen toevoegen of schrappen. De adviescommissie telt minimaal 6 en maximaal 12 leden, met een maximum van 2/3de leden van hetzelfde geslacht. De deskundigen komen uit de onderzoekswereld of beschikken over specifieke expertise inzake het sociaal-culturele werkveld.

In artikel 7 van het uitvoeringsbesluit vind je een lijst van onverenigbaarheden met het lidmaatschap van de adviescommissie. In principe blijf je gedurende een volledige beleidsperiode lid van de adviescommissie.

 

Concrete opdrachten:

  • ​een visie en methodiek ontwikkelen om het gemeenschappelijk beoordelings- en visitatiekader te verfijnen en kwaliteitsvol uit te voeren
  • het proces van de inhoudelijke en zakelijke beoordeling door visitatie- en beoordelingscommissies evalueren

De adviescommissie legt een visitatie- en beoordelingsprotocol ter goedkeuring voor aan de minister, die hierover in overleg gaat met het steunpunt en de sectorfederatie. Dit protocol beschrijft de wijze waarop de visitatie- en beoordelingscommissies evalueren en beoordelen, de wijze waarop evaluatie- en beoordelingscriteria tijdens de evaluatie en de beoordeling aan bod komen en onderdeel vormen van het visitatieverslag en het advies.

Andere berichten die je mogelijk interessant vindt

Sanctionering

| Geen categorie, Termen | No Comments
Het decreet voorziet een mechanisme voor sanctionering. Dit wordt in werking gesteld als er bij het toezicht op de aanwending van de subsidies of bij het vooraf aangekondigd bezoek ter...

Gemeenschap

| Termen | No Comments
Een netwerk van mensen die in zelforganisatie en samenwerking iets delen met elkaar, zoals normen en waarden, een agenda of ambitie, een gemeen goed of een geografische ruimte.

De rollen

| Termen | No Comments
De functiebenadering uitgewerkt in dit decreet krijgt pas zijn volle betekenis in het licht van de drie sociaal-culturele rollen die sociaal-culturele volwassenenorganisaties opnemen in de processen in het maatschappelijk middenveld...

2026

By | 2026

Je dient jaarlijks vóór 1 april volgende documenten in:

  • Een financieel verslag dat bestaat uit:
    • een afrekening, een begroting en een balans conform een door de administratie aangeleverd model;
    • het verslag van een erkende accountant of bedrijfsrevisor die niet betrokken is bij de dagelijkse werking van de organisatie, met commentaar bij de waarheidsgetrouwe weergave van de afrekeningen en de balans;
    • een overzicht van de individuele bezoldigingen, waarin de totale loonkosten per werknemer vermeld worden.
  • Een lijst met beleidsrelevante gegevens die wordt aangeleverd via een webapplicatie. (opmerking van FOV: momenteel is dit SISCA)

Als je nog een andere werking dan je sociaal-culturele werking ontwikkelt, moet je sociaal-culturele werking in je boekhouding apart identificeerbaar zijn. Je dient voor je sociaal-culturele werking een aparte afrekening in.

In 2026, jaar 1 van de beleidsperiode, heb je verder geen bijkomende verplichtingen.

Indien je als organisatie een remediëringstraject hebt afgelegd, kan het zijn dat je subsidieaanvraag pas in 2026 wordt voorgelegd aan een beoordelingscommissie. In dat geval behoud je voor 2026 eenzelfde subsidie-enveloppe als van 2025.

Navigeer

2025

By | 2025

Beoordeling

Eind 2024 heb je je subsidieaanvraag ingediend. Vervolgens zal de administratie onderzoeken of je subsidieaanvraag voldoet aan een aantal ontvankelijkheidsvoorwaarden.

Indien de subsidieaanvraag ontvankelijk wordt verklaard, bezorgt de administratie deze aan een beoordelingscommissieDe beoordelingscommissie is een samenvoeging van 2 visitatiecommissies. De administratie, die nog wel vertegenwoordigd was in de visitatiecommissie, maakt echter geen deel uit van de beoordelingscommissie. Lees veder…;. De beoordelingscommissie beoordeelt de inhoudelijke en zakelijke kwaliteit van de subsidieaanvraag en maakt een advies op met een voorstel over de subsidie-enveloppe voor de volgende beleidsperiode. Zij doet dit aan de hand van:

  • het visitatieverslag, alle elementen vervat in het beleidsplan, algemene informatie en gegevens met betrekking tot de werking en desgevallend voor organisaties met een negatieve evaluatie een tweede visitatieverslag
  • op basis van de beoordelingselementen

De beoordelingscommissieDe beoordelingscommissie is een samenvoeging van 2 visitatiecommissies. De administratie, die nog wel vertegenwoordigd was in de visitatiecommissie, maakt echter geen deel uit van de beoordelingscommissie. Lees veder… zal op basis van inhoudelijke en zakelijke beoordelingselementen een beoordeling formuleren. Mogelijke beoordelingen zijn:

  • Positief
  • Positief met aandachtspunten
  • Negatief

Per beoordelingselement zal je een score “voldoet”, “voldoet ten dele” of “voldoet niet” krijgen. Wanneer je op elk beoordelingselement “voldoet” of “voldoet ten dele” scoort, krijg je een “positieve beoordeling”.

Wanneer één tot vier beoordelingselementen niet voldoen krijg je een “positieve beoordeling met aandachtspunten”.

Van zodra er meer dan vier beoordelingselementen niet voldoen, krijgt de organisatie een “negatieve beoordeling”.

Let op: Er zijn ook vier elementaire beoordelingselementen. Indien je als organisatie hier ‘onvoldoende’ op scoort, scoor je automatisch negatief op je subsidieaanvraag. Deze elementaire beoordelingselementen zijn:

  • Werking in de vrije tijd
  • Keuze van de functiemix
  • Relevantie en uitstraling van de werking
  • Geïntegreerd zakelijk kwaliteitsbeleid

Het scoren van beoordelingselementen gebeurt aan de hand van beoordelingscriteria.

Subsidieadvies

De beoordelingscommissie maakt nu de match tussen je visitatie-oordeel en de beoordeling van je beleidsplan. Dit leidt tot verschillende mogelijke combinaties op basis waarvan de beoordelingscommissie een subsidiebedrag adviseert (zie kader).

Bij volgende combinatie weet je bijvoorbeeld dat het subsidieadvies van de beoordelingscommissie een status quo of een begrensde stijging zal inhouden:

  • een positieve evaluatie zonder aanbevelingen bij de visitatie
  • een positieve beoordeling, al dan niet met aandachtspunten, van je subsidieaanvraag

Meer informatie over de mogelijke combinaties vind je hier.

 Adviesmogelijkheden beoordelingscommissie
  • begrensd stijgen (maximaal 25% stijgen ten opzichte van je huidige middelen) (Voor organisaties waarvan de effectief toegekende subsidie-enveloppe voor het laatste werkjaar van de voorafgaande beleidsperiode kleiner of gelijk is aan 260.000 euro, bedraagt de maximale stijging 65.000 euro. Zij hebben dus de kans met meer dan 25 % te kunnen groeien.)
  • status quo ten opzichte van je huidige middelen
  • begrensd dalen (maximaal 25% dalen ten opzichte van je huidige middelen)
  • stopzetting van de subsidies.

Een belangrijk uitgangspunt van dit decreet is het minimumsubsidiebedrag van €150.000 euro waarop elke erkende organisatie recht heeft. Zelfs wanneer een begrensde daling door de beoordelingscommissie geadviseerd wordt, kan een organisatie niet minder dan €150.000 euro krijgen (los van eventuele besparingen die natuurlijk altijd een invloed kunnen hebben op het budget).

Ben je niet akkoord met het preadvies van de commissie? Lees hier welke stappen je kan ondernemen.

Beslissing

Vervolgens wordt het definitief advies van de beoordelingscommissie van je organisatie bezorgd aan de Vlaamse Regering.

Uiterlijk op 1 oktober 2025 beslist de Vlaamse Regering over je subsidie-enveloppe.

Als de toegekende subsidie-enveloppe afwijkt van je gevraagde subsidie-enveloppe beschik je over de mogelijkheid om voor 1 april in het jaar volgend op de beslissing van de Vlaamse Regering een geactualiseerd beleidsplan in te dienen, dat afgestemd is op de omvang van de toegekende subsidie-enveloppe. De administratie valideert het geactualiseerd beleidsplan en legt dit vóór 15 mei 2026 ter kennisgeving voor aan de minster.
Als gesubsidieerde organisatie heb je enkele verplichtingen.

Navigeer

2024

By | 2024

In 2024, het vierde jaar van de beleidsperiode, dien je een subsidieaanvraag in om erkend en gesubsidieerd te worden voor de volgende beleidsperiode. Deze aanvraag dien je ten laatste op 31/12/2024 elektronisch in. De subsidieaanvraag bestaat uit een beleidsplan en de nodige documenten waaruit blijkt dat aan de ontvankelijkheidsvoorwaarden wordt voldaan:

Het beleidsplan bestaat uit:

In je beleidsplan zal je onder meer een keuze moeten maken voor een bepaalde functiemix. Dit is nieuw ten aanzien van het huidig decreet.

Navigeer

Plan van aanpak

By | 2018, 2019, 2023, 2024

Een plan van aanpak is van toepassing voor organisaties die in het kader van de visitatie een positieve evaluatie met aanbevelingen kregen en die als gevolg daarvan een plan van aanpak moeten uitwerken dat moet tegemoet komen aan de aanbevelingen uit de visitatie. De organisatie beschrijft welke processen en acties zij heeft ondernomen en nog zal ondernemen om aan de aanbevelingen tegemoet te komen en reflecteert zelfkritisch over de kwaliteit en de effectiviteit van de ondernomen en toekomstige processen en acties. Dit plan van aanpak wordt aan het nieuwe beleidsplan toegevoegd.

2023

By | 2023

We bevinden ons in het derde jaar van de beleidsperiode. Dat betekent dat je opnieuw een voortgangsrapport indient vóór 1 april.

Het voortgangsrapport omvat:

  • Een stand van zaken over de uitvoering van het beleidsplan in de eerste twee jaar van de beleidsperiode en een vooruitblik op de geplande uitvoering van het beleidsplan in het lopende jaar en de laatste twee jaar van de beleidsperiode.
  • De omvang en de resultaten van de werking:
    • De kerngegevens en de cijfers over de financiën voor het eerste jaar van de beleidsperiode;
    • De kerngegevens en de cijfers over het personeel voor het eerste en tweede jaar van de beleidsperiode;
    • De kerngegevens en de cijfers over de werking voor het eerste en het tweede jaar van de beleidsperiode.
  • Een beschrijving van elk beoordelingselement.

​​​Een inhoudelijke verantwoording over de werking van het derde en vierde jaar van de beleidsperiode doe je later via je inhoudelijk en zakelijk beleidsplan.

Jaar 3 van de beleidsperiode staat ook deze keer in het teken van een visitatie. In 2023 komt de visitatiecommissie opnieuw langs. Die bestaat uit vijf mensen: vier deskundigen en een medewerker van de administratie. Twee van de vier externe deskundigen brengen samen met de deskundige uit de administratie, een bezoek ter plaatse bij de organisatie. Voor de verdeling van de dossiers over de visitatiecommissies zal rekening worden gehouden met de grootte van de subsidie van de organisaties.

De commissie evalueert je huidige werking op basis van je lopende beleidsplan  (2021-2025), het voortgangsrapport, de begrotingen, de financiële verslagen, de algemene informatie en gegevens met betrekking tot de werking. Ze evalueren je aan de hand van de beoordelingselementen die in het nieuwe decreet staan en -speciaal voor de visitatie- geformuleerde onderliggende evaluatiecriteria. Wil je weten wat die criteria inhouden? Je vindt ze hier .

Let op: Er zijn ook 4 elementaire beoordelingselementen en de evaluatie hiervan speelt een belangrijke rol voor de beoordelingscommissie in 2025.

Een nieuw beoordelingssysteem moet de gevolgen van de visitatie in beeld brengen. De visitatiecommissie hanteert een systeem om tot onderstaande scores te komen.

De visitatiecommissie komt tot een evaluatie, waarbij ze verbetersuggesties en/of aanbevelingen kan geven. Het verschil tussen beide kennen we al: verbetersuggesties zijn vrijblijvend en aanbevelingen zijn dwingend.

Wanneer je een positieve evaluatie hebt gekregen, kan je de normale timing en procedure volgen en voor 31/12/2024 een nieuwe subsidieaanvraag indien.

Wanneer je een positieve evaluatie met aanbevelingen hebt gekregen, moet je een plan van aanpak schrijven waarin je aangeeft op welke manier je bent omgegaan met de aanbevelingen, welke processen en acties er uit voortgevloeid zijn en welke je nog zal ontwikkelen. Het plan van aanpak maakt deel uit van  je subsidieaanvraag voor de volgende beleidsperiode.

Wanneer je een negatieve evaluatie hebt gekregen, start er een remediëringstraject van maximaal 24 maanden (in de voorbije beleidsperiode was dit nog 12 maanden). Deze termijn begint te lopen van zodra het definitief visitatieverslagJe krijgt uiterlijk 35 kalenderdagen na de visitatie een voorlopig visitatieverslag waarop je binnen de termijn van 28 kalenderdagen kan reageren. De visitatiecommissie kan op basis daarvan het verslag nog aanpassen tot een definitief visitatieverslag. Dit definitief verslag ontvang je binnen een termijn van 49 werkdagen. met een negatieve evaluatie met aanbevelingen aan jouw organisatie is bezorgd.

Navigeer

Het visitatieverslag

By | 2023

Je krijgt uiterlijk 35 kalenderdagen na de visitatie een voorlopig visitatieverslag waarop je binnen de termijn van 28 kalenderdagen kan reageren. De visitatiecommissie kan op basis daarvan het verslag nog aanpassen tot een definitief visitatieverslag. Dit definitief verslag ontvang je  binnen een termijn van 49 werkdagen.

Remediëring vanaf 2023

By | 2023

Bij een negatieve visitatie doorloopt je organisatie een remediëringstraject van maximaal 24 maanden. Deze termijn begint te lopen van zodra het definitief visitatieverslag met een negatieve evaluatie met aanbevelingen aan jouw organisatie is bezorgd.  

Je hebt dus een aantal belangrijke aanbevelingen gekregen van de visitatiecommissie waarmee je tijdens je remediëringstraject aan de slag gaat. ​

Na afloop van je remediëringstraject schrijf je een remediëringsrapport. Hierin toon je aan hoe je als organisatie met de aanbevelingen bent omgegaan, welke processen en acties er uit zijn voortgevloeid en welke resultaten er gerealiseerd zijn.

Na het verstrijken van de remediëringstermijn wordt je organisatie opnieuw gevisiteerd door de visitatiecommissie (deze commissie heeft indien mogelijk dezelfde samenstelling als bij het eerste bezoek). De commissie focust zich deze keer op het remediëringsrapport. Ze onderzoekt de kwaliteit en de effectiviteit van de ondernomen processen en acties in het remediëringsrapport. Op basis hiervan formuleert de commissie een positief of negatief advies aan de Vlaamse Regering.

  • Indien de Vlaamse Regering het positief advies van de commissie volgt, wordt je beleidsplan voorgelegd aan de beoordelingscommissie.
  • Bij een negatief advies van de visitatiecommissie en een bekrachtiging hiervan door de Vlaamse Regering stopt de subsidie vanaf het jaar volgend op deze beslissing. Indien deze beslissing pas valt in 2026 behoud je in het eerste jaar van de beleidsperiode een subsidie-enveloppe gelijk aan het bedrag dat je kreeg in 2025.

Indien je beleidsplan wordt voorgelegd aan de beoordelingscommissie zal deze een preadvies opmaken en uiterlijk op 15 april van het eerste jaar van de nieuwe beleidsperiode wordt dit advies bezorgd aan de sociaal-culturele volwassenenorganisatie.

De aanvrager van een subsidie kan binnen een termijn van 14 dagen nadat het preadvies van de beoordelingscommissie is bezorg, een schriftelijke reactie bezorgen aan de administratie.

De administratie bezorgt het definitieve advies van de beoordelingscommissies uiterlijk op 15 juli van het eerste jaar van de nieuwe beleidsperiode bezorgd aan de subsidieaanvrager en de minister.

Op basis van het advies van de beoordelingscommissie beslist de Vlaamse Regering of je verder gesubsidieerd wordt en over de grootte van je subsidie-enveloppe. Wanneer die beslissing valt, hangt af van wanneer je in 2023 werd gevisiteerd en de duur van je remediëringstraject. Uiterlijk op 31 december van het eerste jaar van de nieuwe beleidsperiode beslist de Vlaamse Regering over je subsidie-enveloppe. Die kan even groot zijn als je subsidie in 2025, maar kan ook lager uitvallen.

Systeem visitatie 2023

By | 2023

Een nieuw beoordelingssysteem moet de gevolgen van de visitatie in beeld brengen. Dat gaat als volgt:

  • ​​Een beoordelingselement zou het oordeel ‘voldoet’ krijgen als op alle onderliggende criteria ” voldoende” is gescoord.
  • Een beoordelingselement zou het oordeel ‘voldoet ten dele’ krijgen als op minstens één van de onderliggende criteria voor dat beoordelingselement ‘ten dele voldoende’ is gescoord. In beide gevallen kan de visitatiecommissie niet bindende verbetersuggesties formuleren die de organisatie kan opnemen om haar werking te verbeteren.
  • Een beoordelingselement zou het oordeel ‘onvoldoende’ krijgen, als op minstens één van onderliggende criteria voor dat beoordelingselement “onvoldoende” is gescoord. In dat geval is het de bedoeling om de visitatiecommissie een bindende, dwingende aanbeveling te laten formuleren over dat beoordelingselement.

​Je zal dus per beoordelingselement een score “voldoet”, “voldoet ten dele” en “onvoldoende” krijgen. Dan wordt het belangrijk om te tellen, want deze scores bepalen het eindoordeel van de visitatiecommissie.

  • Van een “positieve evaluatie” is er sprake als de visitatiecommissie voor alle beoordelingselementen een ‘voldoet’ of ‘voldoet ten dele’ geeft. Geen aanbevelingen dus.
  • Van een “positieve evaluatie met aanbevelingen” is er sprake als de visitatiecommissie je voor alle vier de elementaire beoordelingselementen een ‘voldoet’ of ‘voldoet ten dele’ geeft EN je op minstens vier andere beoordelingselementen een ‘voldoet’ of ‘voldoet ten dele’ krijgt.
  • Van een “negatieve evaluatie met aanbevelingen” is er sprake als de visitatiecommissie je voor één of meer elementaire beoordelingselementen een onvoldoende geeft of als je  voor minstens 5 andere beoordelingselementen een ‘onvoldoende’ krijgt.
4 elementaire 8 andere
Positief zonder aanbevelingen 4 ‘voldoet ‘of ‘voldoet ten dele’ 8 ‘voldoet’ of ‘voldoet ten dele’
Positief met aanbevelingen 4 ‘voldoet ‘of ‘voldoet ten dele’ Minstens 4 ‘voldoet’ of ‘voldoet ten dele’
Negatief met aanbevelingen 1 ‘onvoldoende’
Negatief met aanbevelingen 4 ‘voldoet ‘of ‘voldoet ten dele’ Minstens 5 ‘onvoldoende’

Samenstelling visitatiecommissie

By | 2023

De minister benoemt een pool van externe deskundigen voor de samenstelling van visitatie- en beoordelingscommissies. Net als in de adviescommissie behoort maximaal 2/3 van de leden tot hetzelfde geslacht. Zowel in de visitatie- als in de beoordelingscommissie zetelen externe deskundigen met kennis van en expertise in het sociaal-cultureel volwassenenwerk of belendende sectoren, het werken met doelgroepen of kansengroepen of het zakelijke beleid van een organisatie. Op basis van deze pool wordt in samenwerking met de sectorfederatie en het steunpunt een lijst van kandidaat-externe deskundigen opgesteld. De minister behoudt het laatste woord over de definitieve samenstelling van de lijst. Artikel 11 van het Uitvoeringsbesluit bevat de onverenigbaarheden met het lidmaatschap van de pool externe deskundigen en de commissies. 

De visitatiecommissie wordt samengesteld door de Vlaamse Regering en bestaat telkens uit 4 externe deskundigen en 1 deskundige van de administratie, die als voorzitter optreedt. In de visitatiecommissie van een sociaal-culturele volwassenenorganisatie die een werking ontplooit voor kansengroepen, zetelt ook een lid met expertise op het vlak van het werken met kansengroepen. ​​Het secretariaat van de visitatiecommissie wordt opgenomen door de administratie.

Voor de verdeling van de dossiers over de visitatie- en beoordelingscommissies, zal in de eerste plaats rekening worden gehouden met de grootte van de subsidie van de organisaties. Tijdens de eerste visitatie in 2018 houden ze ook nog rekening met de werksoorten. In de volgende beleidsperiodes is hier vanzelfsprekend geen sprake meer van.

Het bezoek ter plaatse van de visitatiecommissie wordt gebracht door 2 externe deskundigen en een lid van de administratie.