2018

Voortgangsrapport 2018

Net als in 2017, dien je in 2018 het voortgangsrapport uiterlijk op 31 maart in.

Fijn om weten: dit voortgangsrapport is het laatste van deze beleidsperiode. In 2019 en 2020 stuur je geen voortgangsrapport meer naar de administratie.

Dit voortgangsrapport geeft een stand van zaken over de uitvoering van het beleidsplan in 2017 en biedt een vooruitblik op de geplande uitvoering van het beleidsplan van 2018 tot en met 2020. Het bestaat uit twee luiken:

  • een stand van zaken over de uitvoering van de doelstellingen van je beleidsplan ’16-’20 en een vooruitblik op de verdere realisatie ervan. Dit luik laadt je in op KIOSK en bevat maximaal 50 pagina’s.
  • Een zelfevaluatie op basis van de huidige beoordelingselementen  en aantal bepalingen uit het decreet van 2003 met betrekking tot de uitkering van de subsidies. Je geeft er aan wat je sterktes en mogelijkheden zijn. Een tip: neem de evaluatiecriteria zoveel mogelijk mee. Je vindt die terug in artikel 60, paragraaf 3  t.e.m. 8 van het nieuwe decreet.

De administratie stelde ook een presentatie met de nodige richtlijnen ter beschikking.

Visitatie

In 2018 komt de visitatiecommissie langs. Die bestaat uit vijf mensen De visitatiecommissie wordt samengesteld door de Vlaamse Regering en bestaat telkens uit 4 externe deskundigen en 1 deskundige van de administratie. Er wordt samengewerkt met het steunpunt (Socius) en de sectorfederatie (FOV) om de lijst van externe deskundigen samen te stellen. -> Lees verder: vier deskundigen en een medewerker van de administratie. Twee van de vier externe deskundigen brengen samen met de deskundige uit de administratie, een bezoek ter plaatse bij de organisatie. Voor de verdeling van de dossiers over de visitatiecommissies zal rekening worden gehouden met de grootte van de subsidie van de organisaties. Voorts wordt er een visitatieprotocol opgesteld waarin wordt beschreven hoe de visitatie- en beoordelingscommissie respectievelijk zullen evalueren en beoordelen, de wijze waarop evaluatie- en beoordelingscriteria tijdens de evaluatie en de beoordeling aan bod komen en onderdeel vormen van het visitatieverslag en het advies. 

Een uitgebreide omschrijving van de visitatie vind je in onderdeel 6.3.3. van het visitatieprotocol. We zetten enkele elementen op een rijtje

De huidige beoordelingselementen worden uitgesplitst in inhoudelijke evaluatiecriteria. Naast de beoordelingselementen werden ook enkele zakelijke elementen van het decreet van 2003 geconcretiseerd in zakelijke evaluatiecriteria

Verslag

De visitatiecommissie komt via peer review tot een globale evaluatie, waarbij ze verbetersuggesties en/of aanbevelingen kan geven. Het verschil tussen beide kennen we al: verbetersuggesties zijn vrijblijvend en aanbevelingen zijn dwingend. De peer review:

  • gebeurt op basis van een ontwerpverslag;
  • heeft tot doel om als groep tot een voorlopige evaluatie te komen over elk van de haar toegewezen dossiers;
  • vindt plaats in de vierde week na de start van de visitaties;
  • gebeurt door alle leden van de visitatiecommissie, dus niet enkel door de deskundigen die je bezocht hebben;
  • focust op de formulering van het eindresultaat van elk beoordelingselement, de bijhorende argumentatie en mogelijke inconsistenties in de behandeling van de verschillende organisaties.

Zo komt de commissie tot een voorlopig visitatieverslag waarin de bevindingen en de voorlopige evaluatie (positief zonder aanbevelingen, positief met aanbevelingen, negatief met aanbevelingen) aan je organisatie wordt meegedeeld.

Het voorlopig visitatieverslag omvat:

  • een evaluatie van de werking per beoordelingselement (van het decreet van 2003);
  • een evaluatie van de werking per evaluatiecriterium bij de bepalingen met betrekking tot de uitkering van de subsidies;
  • een eindresultaat voor elk beoordelingselement en voor de bepalingen over de uitkering van de subsidies (de zogezegde zakelijke evaluatiecriteria). Indien nodig worden hierover aanbevelingen geformuleerd;
  • kwantitatieve gegevens over de werking op basis van voortgangsrapporten, begrotingen, financiële verslagen en algemene informatie en gegevens met betrekking tot de werking in 2004, 2008, 2012 en 2016;
  • een concluderende samenvatting op basis van afweging en interactie tussen de 4 bovenstaande items;
  • een evaluatie zoals hieronder vermeld.

Het voorlopig verslag wordt uiterlijk 35 dagen nadat de visitatie heeft plaatsgevonden, verstuurd naar je organisatie. Daarna heb je maximaal 28 dagen de tijd om op het voorlopig visitatieverslag te reageren. De deskundigen van de visitatiecommissie bespreken samen je eventuele reacties op kritische wijze. Een medewerker van de administratie die niet tot de commissie behoort verwerkt de voorlopige tot definitieve verslagen. Dat  ontvang je max. 49 dagen na de bezorging van het voorlopig verslag.

Wanneer je een positieve evaluatie hebt gekregen, dien je uiterlijk op 31/12/2019 een subsidieaanvraag in.

Wanneer je een positieve evaluatie met aanbevelingen hebt gekregen, moet je een plan van aanpakEen plan van aanpak is van toepassing voor organisaties die in het kader van de visitatie een positieve evaluatie met aanbevelingen kregen en die als gevolg daarvan een plan van aanpak moeten uitwerken dat moet tegemoet komen aan de aanbevelingen uit de visitatie. De organisatie beschrijft welke processen en acties zij heeft ondernomen en nog zal ondernemen om aan de aanbevelingen tegemoet te komen en reflecteert zelfkritisch over de kwaliteit en de effectiviteit van de ondernomen en toekomstige processen en acties. Dit plan van aanpak wordt aan het nieuwe beleidsplan toegevoegd. schrijven waarin je aangeeft op welke manier je bent omgegaan met de aanbevelingen, welke processen en acties er uit voortgevloeid zijn en welke je nog zal ontwikkelen. Het plan van aanpak maakt deel uit van  je subsidieaanvraag voor de volgende beleidsperiode dat je indient uiterlijk op 31/12/2019.

Wanneer je een negatieve evaluatie hebt gekregen, start er een remediëringstrajectOrganisaties in een remediëringstraject krijgen vanaf het definitief visitatieverslag maximaal 12 maanden de tijd om hun werking bij te sturen (let op: vanaf de visitatie in 2023 is de maximale remediëringstermijn 24 maanden). Na afloop van het remediëringstraject stellen zij een remediëringsrapport op. Hierin tonen zij aan hoe zij als organisatie met de aanbevelingen zijn omgegaan, welke processen en acties er uit zijn voortgevloeid en welke resultaten er gerealiseerd zijn. Lees verder…. van maximaal 12 maanden. Deze termijn begint te lopen van zodra het definitief visitatieverslag. met een negatieve evaluatie met aanbevelingen aan jouw organisatie is bezorgd. Net zoals de organisaties met een positieve evaluatie dien je een subsidieaanvraag in uiterlijk op 31/12/2019.

 

Meer weten? Kijk eens op pg. 25 t.e.m. 28 van het  van het visitatieprotocol.

Navigeer